Piirineuvoston (1410) apulaiskuvernöörien ja komiteoiden puheenjohtajien töiden uudelleenjärjestely 2015 – 16

Hyv. Piirineuvoston kokouksessa 25.8.2015

DGE

Piirin 1410 DGE vetää Rotaryn käsikirjassa mainittujen velvoitteiden lisäksi piirimme komiteoita  (tietotekniikka-, jäsenyys-, suhdetoiminta – PR-komiteat), eli kutsuu noin joka toinen kuukausi komiteoiden puheenjohtajat kokoukseen päivittääkseen komiteoiden tilanteet ja tekemiset. DGE:n on hyvin tärkeätä huolehtia siitä, että kuvernöörin antamat aikataulut ja tehtävät suoritetaan annettujen ohjeiden mukaisesti.
DGE:n on otettava kantaa tarvittaessa komiteoiden tarpeellisuuteen ja tarvittaessa ehdotettava uusien perustamisesta.

DGN

Piirin 1410 DGN vetää Rotaryn käsikirjassa mainittujen velvoitteiden lisäksi apulaiskuvernöörien kokouksia, joissa puolestaan AG:t raportoivat klubiensa tilanteista. Tavoite on pitää näitä kokouksia noin 3 kk:n välein. Kokoukseksi katsotaan sähköpostikokous.
DGN:n on tarvittaessa muistutettava klubipresidenttejä eräpäivistä.
Mikäli uusien presidenttien osalta on havaittavissa koulutustarvetta, on asia otettava esille Piirineuvostossa.
Kokouksien tavoite on, että kun näitä kokouksia on kertynyt muutamien vuosien ajan, voi hyvin saada sen ihan oikean kuvan kuinka klubi toimii – vai toimiiko se.
Kuvernöörin on huolehdittava siitä, että AG:lle annettu ohjeistus tulee aina DGN:lle tiedoksi.

Ao. kokoukset

Kyseinen kokous voidaan pitää normaalina kokouksena, myös sähköinen skype-tyyppinen kokous kelpaa, ja on jopa suositeltavaa.
Kokouksia voi myös kohdistaa piirin yhteisiin tilaisuuksiin, kuten
– Syysseminaari
– Piirijohtokoulutus
– PETS
– Piirikonferenssi.

On syytä miettiä myös Facebookin tai jonkun muun sähköisen tiedonvälityksen käyttömah-dollisuuksia.

Järjestelyn tavoite

Tämän uuden järjestelyn tavoite on ensinnäkin varmistaa, että
– tehostamme piirimme toimintaa ja vältämme mahdolliset tilanteet, jolloin piirin johto ei tiedä mitä kentällä tapahtuu kyseisellä hetkellä, tai on tapahtumassa, esimerkkinä olkoon klubin toiminnan lopettaminen,
– kun uusi kuvernööriehdokas DGN valitaan, niin voi olla mahdollista, että hänellä ei ole apulaiskuvernöörin kokemuksia takanaan, niin tämän järjestelyn kautta hänellä annetaan parempi mahdollisuus tutustua tähän piirin hyvin tärkeään alueeseen, eli toimia klubien ja piirijohdon välissä, ennen kuin DG:n tehtävät alkavat
– kun uusi DGN tultuaan kuvernöörinomineeksi toteaa, että hän ei ole ollut aiemmin tekemisissä piirin eri komiteoiden kanssa lähestulkoon lainkaan
– vältämme yllätykset, sellaiset tilanteet, jotka mahdollisesti ovat jo olleet jonkun tai joidenkin rotarien tiedossa, mutta tietoa ei ole välitetty kuvernöörille asti
– kuvernöörin työpaineita pyritään jakamaan piirin sisällä avainhenkilöiden kesken.

Raportointi

Piirin kuvernöörille lähetetään joko
– kopio tehdystä kokouspöytäkirjasta tai
– kopio sähköpostista ja
– tarpeen vaatiessa hänelle ilmoitetaan/tiedotetaan suullisesti tilanteesta.

 

Olli Pihlava
DG 2015 – 16

print