Nyorganisering av distriktsrådets (1410) biträdande guvernörernas och kommittéordförandens arbetsuppgifter 2015-16

Rotary International - Southwest Finland and Åland Islands - District 1410

Nyorganisering av distriktsrådets (1410) biträdande guvernörernas och kommittéordförandens arbetsuppgifter 2015-16

Godkänd i Distriktsråds möte 25.8.2015

DGE

Distrikt 1410 DGE drar förutom förpliktelserna som nämns i Rotary handboken vårt distrikts kommittéer ( IT- , medlemskap-,PR-kommittéerna), dvs. kallar ungefär varannan månad kommittéernas ordföranden  till ett möte för att uppdatera kommittéernas situation och göromål. Det är ytterst viktigt att DGE ser till att tidtabellerna och uppgifterna som guvernören gett utförs enligt givna direktiv.
DGE bör vid behov ta ställning till om kommittéernas nödvändighet, och vid behov föreslå grundande av nya kommittéer.

DGN

Distrikt 1410 DGE drar förutom förpliktelserna som nämns i Rotary handboken de biträdande guvernörernas möten, vid vilka i sin tur AG:na  rapporterar om situationen i sina klubbar. Målet är att dessa möten skall hållas med ca. 3 månaders intervaller. Ett e-mailmöte kan anses vara ett möte.
DGN bör vid behov påminna klubbpresidenterna om förfallodagarna.
Ifall det visar sig att det bland de nya presidenterna uppstått ett skolningsbehov, bör saken tas upp i distriktrådet.
Målsättningen med mötena är att, när dessa möten hållits under några år, man kan bra bilda sig en genuin uppfattning  hur en klubb fungerar- eller fungerar den.
Guvernören bör se till att  direktiven som delats till AG:na kommer till DGE:s kännedom.

Mötena

Ifrågavarande möten kan hållas som vanliga möten, även ett elektroniskt ”skype-aktigt” möte duger, och är t.o.m. att rekommendera.
Mötena kan även planeras att hållas i samband med distriktets gemensamma tillställningar, som
–    Höstseminariet
–    Distriktsledningsmöte
–    PETS
–    Distriktskonferensen
Det är skäl att även fundera på användningen av Facebook och annan elektronisk informationsförmedling.

Arrangemangets målsättning

Målsättningen med arrangemanget är i första hand att försäkra, att
–    Vi effektiverar vårt distrikts verksamhet och undviker eventuella situationer där distriktets ledning inte vet vad som sker eller håller på att ske på fältet, som exempel kan vi ta en klubbs verksamhets upphörande,
–    När en ny DGN väljs ,  kan det vara möjligt att hen inte har biträdande guvernörs erfarenhet, så via dessa arrangemang ges hen bättre möjligheter att bekanta sig med detta, för distriktets ytterst viktiga område, dvs. fungera mellan klubbarna och distriktsledningen, innan DG uppgifterna påbörjas.
–    När en ny DGN utses och kommer underfund med att hen inte tidigare haft att göra med distriktets olika kommittéer just alls
–    Undvika överraskningar, situationer som möjligen redan varit i vissa rotarianers kännedom, men informationen inte har förmedlats till guvernören
–    Man strävar till att fördela guvernörens arbetsbörda mellan distriktets nyckelpersoner

Rapportering

Till distriktsguvernören sänds antingen
–    Kopia av mötesprotokollet eller
–    Kopia av e-mailen och
–    Vid behov informeras han muntligen om situationen

 

Olli Pihlava
DG 2015-16

print

Kommentera