zoomilla kokoustamaan etänä

Rotary International - Southwest Finland and Åland Islands - District 1410

zoomilla kokoustamaan etänä

Zoom-videotapaaminen, järjestäjän ohje

  1. Ennen videotapaamista

 Tutustu Zoom-palveluun ja sen käyttöönottoon sekä Zoom-kokousten tietoturva-asetuksiin.

1a. Luo Zoom-videotapaaminen

Voit luoda Zoom-tapaamisen ennakolta joko Zoom-www-sivuston kautta tai suoraan Zoom-sovelluksesta.

Zoom-sivuston kautta

  1. siirry us -osoitteeseen (www.zoom.us)

luo itsellesi tunnus (voit tehdä sen ilmaiseksi, rajoituksena ilmaistilissä max 100 osallistujaa ja kokouksen kesto max 40 min) Tämä aiheuttaa kokoustamiseen painetta, mutta tehokas 40 min on parempi kuin ei mitään.

  1. valitse Sign in -painike Zoom-palvelun aloitusnäkymästä
  2. kirjaudu sisään
  3. luodaksesi uuden kokouksen, klikkaa sivun oikeasta ylänurkasta Schedule a meeting

Zoom-sovelluksella

  1. käynnistä Zoom-sovellus ja kirjaudu
  2. luodaksesi uuden kokouksen, klikkaa Home-välilehdellä Schedule-nappia

Molemmilla tavoilla videotapaamiselle määritetään tarvittavat tiedot:

  • Kirjoita Topic-ruutuun kokouksen otsikko ja tarvittaessa myös Description-ruutuun pidempi kuvaus kokouksen aiheesta.
  • When-kohdasta voit määrittää, milloin kokous alkaa ja kuinka kauan se kestää
    • Mikäli haluat luoda esimerkiksi viikottain samaan aikaan toistuvan kokouksen, lisää ruksi kohtaan ”Recurring Meeting” ja määrittele toistojen määrät ja ajankohdat.
    • Mikäli haluat pitää kokouksen aina auki, lisää ruksi kohtaan ”Recurring Meeting” ja vaihda Recurrence-kohtaan ”No Fixed Time”. Tällöin istunnon linkki on voimassa 365 päivää.
  • Passcode -kohdassa määritä tapaamisen salasana. Huomaa, että Zoom lisää salasanan kryptattuna liittymislinkkiin, jolloin osallistujan ei tarvitse kirjoittaa salasanaa erikseen. 
  • Waiting Room: Ota käyttöön odotushuone, johon kokoukseen liittyvät osallistujat ensin ohjataan, jonka jälkeen host-käyttäjä voi sallia osallistujat sisään kokoukseen joko yksi kerrallaan tai kaikki yhdellä kertaa
  • Video-kohdasta valitaan, onko järjestäjällä/pääkäyttäjällä (Host) tai osallistujilla (Participant) oletuksena videokuva päällä kokoukseen liittyessä.
  • Audio-kohdassa valitaan, millä tavoin kokouksen äänitoimintoja käytetään. Suosittelemme käyttämään Computer Audio-valintaa, jolloin äänet välittyvät tietokoneen kautta. Muita vaihtoehtoja ovat puhelinsoitto kokoukseen (Telephone) tai käyttäjän vapaa valinta näiden väliltä (Both).

    Huom! Joillakin selaimilla ei voi käyttää ”Join Audio by Computer” –valintaa, jolloin Zoom ehdottaa em. asetuksesta riippumatta oletuksena liittymistä kokoukseen puhelinsoitolla. Tällöin tulee huomioida, että puhelimitse Zoom-kokoukseen soittaminen on aina maksullista. Lokakuusta 2020 lähtien Zoom-tapaamisissamme ovat toimineet vain Ruotsin ja Saksan puhelinnumerot.

  • Calendar-kohdasta (vain sovelluksessa) voit valita, luoko Zoom-sovellus automaattisesti kalenterikutsun videotapaamisen tiedoilla.
  • Meeting Options -kohdasta voit tehdä lisämäärityksiä kokouksellesi:
    • Allow participants to join anytime: Osallistujat voivat liittyä kokoukseen jo ennen host-käyttäjän kirjautumista
    • Mute participants upon entry: Osallistujien mikrofonit ovat oletuksena mykistettyinä kokoukseen liittyessä
    • Only authenticated users can join: Vain sisäänkirjautuneet käyttäjät voivat liittyä kokoukseen (eli kirjautumattomat vierailijat eivät pääse mukaan)
    • Record the meeting automatically on the local computer: Kokoukset tallennetaan automaattisesti host-käyttäjän oman tietokoneen kiintolevylle (yleensä Windowsissa oletuksena “This PC –> Documents –> Zoom”)
  • Alternative Hosts-kohtaan voit määrittää, ketkä käyttäjät voivat sinun lisäksesi toimia vaihtoehtoisina host-käyttäjinä tässä kokouksessa. Huom! Käyttäjien pitää olla TUNI-tunnuksella kirjautuneita, jotta heidät voidaan asettaa Alternative Hostiksi.
  • Zoom-videotapaamisen lisääjällä ei voi olla käynnissä samaan aikaan muita hänen lisäämiään Zoom-tapaamisia

 

1b. Lähetä tai jaa Zoom-tapaamislinkki osallistujille

Videotapaamisen luonnin jälkeen näet yhteenvedon valituista asetuksista. Myöhemmin voin palata videotapaamisen tietoihin www-käyttöliittymässä vasemman navigointipalstan Meetings-linkin tai Zoom-sovelluksen Meetings-välilehden kautta klikkaamalla haluamasi videotapaamisen otsikkoa.

Kokoukseen liittymiseen tarvittavan linkin ja lisätiedot voit kopioida leikepöydälle klikkamalla “Copy the invitation“. Vaihtoehtoisesti voit lähettää osallistujille Join URL-kohdassa näkyvän osoitteen. Mobiilikäyttäjille kätevintä saattaa olla Meeting ID-numeron syöttäminen, myös sen näet tältä sivulta.

Jos olet järjestämässä yleisölle avointa videotapaamista ja jaat Zoom-osallistumislinkin julkisesti www-sivuilla, Facebookissa tai Twitterissä, tutustua Zoomin omaan ohjeistukseen, kuinka vähentää tapaamisen aikaisen, pahantahtoisen osallistujan häiriköinnin riskiä.

 

1c. Valmistele mahdolliset äänestykset (Poll)

Jos haluat käyttää videotapaamisen aikana äänestyksiä tai mielipidekysymyksiä, sinun kannattaa valmistella ne etukäteen. 

 

1d. Testaa ääni- ja videolaitteet

Voit käyttää luomaasi Zoom-tapaamista välittämästi sen luonnin jälkeen mm. oman tietokoneesi ja sen oheislaitteiden testaamiseen. Kun avaat videotapaamislinkin tai käynnistät videotapaamisen suoraan Zoom-sovelluksesta, pääset testaamaan ääni- ja videoasetukset:

  • Ääniasetukset: Zoom-ikkunan vasemmassa alareunassa olevasta mikrofonikuvakkeesta voit avata tai mykistää mikrofonin.
  • Videoasetukset: Vasemmassa alanurkassa olevasta kamerakuvakkeesta voit käynnistää tai pysäyttää videokuvan.

Jos laitteessasi on kytkettynä useampi webkamera yhtä aikaa (esimerkiksi kannettavan tietokoneen oma kamera sekä erillinen USB-kaapelilla kytketty webkamera), niin saatat joutua valitsemaan oikean kameran klikkaamalla kamerakuvakkeen vasemmalla puolella olevaa nuolinappia ja valitsemalla oikean kameran “Select a Camera“-kohdasta.

Viimeistään Zoom-videotapaamisen alussa kannattaa tarkistaa äänien toimivuus klikkaamalla mikrofonikuvakkeen vasemmalla puolella olevaa nuolinappia ja valitsemalla “Test Speaker & Microphone“:

  • Ensin Zoom toistaa ensin soittoääntä – jos kuulet sen, klikkaa Yes. Jos ääni ei kuulu, kokeile vaihtaa äänilaitetta “Speaker 1”-kohdasta.
  • Seuraavaksi testataan mikrofoni. Puhu ensin jotain ja jää sitten kuuntelemaan – Zoom toistaa puheesi heti perään. Jos kuulit hyvin oman puheesi, asetukset ovat oikein ja voit klikata Yes. Jos ääni kuulostaa huonolta, kokeile vaihtaa toiseen mikrofoniin kohdasta “Microphone 1”. Mittarin pitäisi pomppia ruudulla, kun puhut mikrofoniin.
  • Äänitesti päättyy klikkaamalla Finish.

 

  1. Videotapaamisen aikana

Kokouksen voi aloittaa klikkaamalla sinistä Start this Meeting -nappia.

Tarkista ääni- ja videoasetukset (kts. edellinen kohta yllä).

Zoom-ikkunan alareunasta löydät muut toiminnot:

  • Security: Zoom-tapaamisen turva-asetukset ja -toiminnot
  • Participants: Kokouksen osallistujalista ja siihen liittyviä toimintoja, kuten host-käyttäjän vaihtaminen tai muiden käyttäjien mikrofonien mykistäminen
  • Polls: Kyselyitä/äänestyksiä kokoukseen osallistuville
  • Share Screen: Tietokoneen ruudun tai virtuaalisen valkotaulun jakaminen osallistujille (tästä lisäohjeita alempana)
  • Chat: reaaliaikainen tekstimuotoinen keskusteluikkuna, jossa voi lähettää joko yleisiä tai tietylle käyttäjälle osoitettuja viestejä.
  • Record: Kokouksen tallentaminen. (tästä lisäohjeita alempana)
  • Breakout Rooms: Pienryhmätyöskentelyyn liittyvät toiminnot
  • End Meeting: Lopeta kokous (jos olet host-käyttäjä, voit lopettaa kokouksen yhtä aikaa kaikkien käyttäjien osalta)

 

2b. Tietokoneen ruudun jakaminen

Ruudunjako käynnistyy klikkaamalla “Share“.

Zoom näyttää kaikki avoinna olevat sovellukset, jolloin voit valita jaettavaksi vain jonkun tietyn sovelluksen, tai koko tietokoneen näytön (Main Screen). Yhteisen valkotaulun saa avattua valitsemalla Whiteboard. Jos haluat jakaa tietokoneesi äänet (esim. jaettavan sovelluksen äänet), rastita Share computer audio. Valitse haluamasi sisältö jaettavaksi ja klikkaa Share.

Ruudunjaon aikana näytön yläosassa näkyy hallintapalkki, josta voi hallita tärkeimpiä kokoushuoneen toimintoja.

Ruudunjaon lisätoimintoja:

  • New Share: Vaihda tällä hetkellä jaettavasta ikkunasta johonkin toiseen sisältöön
  • Pause Share: Jäädytä ruudunjako tilapäisesti, jotta osallistujat eivät näe jaettavalla ruudulla tapahtuvia muutoksia. Ruudunjako palautuu normaaliksi klikkaamalla Resume Share.
  • Annotate: Piirrä, kirjoita ja tee korostuksia jaettavan ruutukuvan päälle.
  • Remote Control: Voit antaa toiselle käyttäjälle mahdollisuuden ohjata tietokonettasi etänä
  • More -> Share computer sound: Jaa ruudunjaon aikana myös tietokoneen toistama ääni muille osallistujille

Ruudunjako päättyy klikkaamalla punaista “Stop Share“-nappia.

 

2c. Videotapaamisen tallentaminen

Zoom-videotapaaminen voi tallentaa myöhemmin katsottavaksi MP4-videotiedostoksi. Videolle tallentuu kamerakuva, ruudunjako, valkotaulu sekä mikrofonien ääni – muita ruudulla näkyviä elementtejä ei tallenneta videolle.

Tallennus käynnistyy klikkaamalla ruudun alareunan palkista Record-nappia. Tallennuksen ollessa käynnissä voit joko tauottaa tai pysäyttää tallennuksenpause ja stop napeista.

 

2d. Osallistujien hallinnointi

Manage participants -toiminnon kautta voit videotapaamisen aikana

  • mykistää kaikkien mikrofonit (Mute all)
  • poistaa mikrofonin mykistyksen kaikilta (Unmute all) 
  • estää mikrofonin avaamisen osallistujilta (More > Allow participants to unmute themselves)
  • lukita videotapaamisen niin, että uudet osallistujat eivät pysty liittymään siihen (More > Lock meeting)
  • mykistää yksittäisen osallistujan mikrofonin tai pyytää häntä avaamaan mikrofoninsa
  • järjestää pikagallupin status-ikonien avulla 
  • antaa tallennusoikeuden jollekin osallistujalle
  • siirtää host-roolin toiselle henkilölle

 2e. Pienryhmät – Breakout Rooms

Voit jakaa Zoom-videotapaamisen osallistujat pienryhmiin esimerkiksi pienryhmätyöskentelyä varten Breakout rooms -toiminnolla. 

Lisätietoja (englanniksi): Zoom Help Center: Managing Video Breakout Rooms

 

2f. Videotapaaminen lopettaminen

Kun poistut videotapaamisesta End Meeting toiminnolla tai sulkemalla Zoom-ikkunan oikean yläkulman rastista, Zoom kysyy, haluatko lopettaa videotapaamisen kaikilta osallistujilta vai poistutko vain itse siitä:

  • End meeting for All: kaikki osallistujat saavat ilmoituksen tapaamisen päättymisestä ja tapaaminen sulkeutuu
  • Leave meeting: muut osallistujat voivat jatkaa videotapaamista ja yksi heistä saa host-rooli, kun poistut kokouksesta.   
  1. Videotapaamisen jälkeen

 

3a. Tallenteen käsittely ja julkaiseminen

Zoom konvertoi kokoustallenteen mp4-videomuotoon vasta videotapaamisen jälkeen. Zoom-tapaamisen päätyttyä ruudulle ilmestyy ikkuna, jossa näet kokoustallenteen muunnosprosessin edistymisen. Muunnos MP4-muotoon tulee tehdä, jotta video on katsottavissa ja jaettavissa normaaleilla videosovelluksilla. Yleensä kannattaa antaa muunnoksen valmistua saman tien, eli älä kirjaudu ulos tai sammuta tietokonetta ennen tämän ikkunan katoamista.

Oletuksena Zoom sijoittaa tallenteet tietokoneesi Tiedostot/Documents-kansion alle automaattisesti ilmestyvään Zoom-alakansioon, jonne Zoom luo edelleen jokaiselle videotapaamiselle/tallenteelle oman alikansion.

 

print