Tietosuoja

Rotary International - Southwest Finland and Åland Islands - District 1410

Tietosuojaseloste

Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, General Data Protection Regulation) on alettu soveltaa 25.5.2018 alkaen. Rotary International Piirissä 1410 on kehitetty henkilötietoihin liittyviä toimintatapoja vaatimusten mukaiseksi. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen on jo aiemman lainsäädännön aikana kiinnitetty huomiota, mutta yleinen tietosuoja-asetus on asettanut vaatimukset entistä korkeammalle.

Piirissä 1410 käsitellään jäsenten henkilötietoja, jotta piiri voi hoitaa tehtäviään. Tälle sivulle on koottu yleistä tietoa kerättävistä henkilötiedoista ja rekisteröidyn oikeuksista: tietosuojaseloste lopussa

Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Rotary International piiri 1410, piirineuvosto. 
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Rotary International piiri 1410
Ljungvägen 10B
22100 Maarianhamina, Ahvenanmaa

Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa. Tietosuojavastaavan tehtävässä on vuosittain piirikuvernööri apunaan tietotekniikkakomitean puheenjohtaja.

Tietosuojavastaavan 1.7.2020 – 30.6.2021 yhteystiedot:
Anita Häggblom
Ljungvägen 10B
22100 Mariehamn, Ahvenanmaa
puh. +358 40 502 0783
anita.haggblom@aland.net

 

Tietosuoja

Päivitetty 7. elokuuta 2019

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rotary International piiri 1410
Ljungvägen 10B
22100 Maarianhamina, Ahvenanmaa

Rotary Internationalin piirissä 1410 rekisterinpitäjänä toimii piirineuvosto.

Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa. Tietosuojavastaavan tehtävässä on vuosittain piirikuvernööri apunaan tietotekniikkakomitean puheenjohtaja.

Tietosuojavastaavan 1.7.2020 – 30.6.2021 yhteystiedot:
Anita Häggblom
Ljungvägen 10B
22100 Mariehamn, Ahvenanmaa
puh. +358 40 502 0783
anita.haggblom@aland.net

Tietosuoja Rotary Internationalin piirissä 1410

Uudistunut tietosuojalaki astui voimaan vuoden 2019 alusta. Sen on yhdenmukainen Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation) kanssa. Tietosuoja-asetusta on sovellettu 25.5.2018 alkaen.

Rotary Internationalin piirissä 1410 käsitellään henkilötietoja, jotta piiri voi hoitaa etenkin viestinnällisiä tehtäviää. Tälle sivulle on koottu yleistä tietoa kerättävistä henkilötiedoista ja rekisteröidyn oikeuksista. Tämä tietosuoja käsittää piirin 1410 internet-sivujen kautta kerättävän tiedon.

Miksi henkilötietoja kerätään?

Rotary Internationalin piiri 1410 on alueensa klubien yhteinen hallinnointi- ja organisointiyhdistys. Sen tarkoituksena on tukea ja auttaa klubien toimintaa. Tarkoituksensa vuoksi piiri 1410 kerää internet-sivujensa kautta jäsenistönsä tietoa mm. viestinnällisiin tarkoituksiin. Tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Piiri 1410 kerää vain välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Kerättävät tiedot määräytyvät asian mukaan. Uutiskirjeiden suhteen kysytään esimerkiksi yhteystietoja, nimeä ja puhelinnumeroa.

Miten henkilötietoja suojataan?

Piirin 1410 toiminnassa toteutetaan sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta. Tietoihin ja tietojärjestelmiin pääsevät käsiksi vain ne, joilla on oikeus käsitellä tietoja. Uutiskirjeet ovat yksi suosituin tapa kerätä tietoa. Uutiskirjeen lähettäminen on tehty kolmannen osapuolen sovelluksen kautta ja tiedot ovat tallessa tämän osapuolen turvaamassa tietokannassa. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon ja siinä laajuudessa kuin kukin tehtävä sitä edellyttää.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään henkilön itsensä antaman ajan puitteissa. Esimerkiksi uutiskirjeen voi halutessaan peruuttaa ja tämän jälkeen peruuttajan tiedot poistetaan. Hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti tiedot hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.

Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröidyllä eli henkilöllä, jota tieto koskee, on oikeus saada tieto siitä, mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään. Koska piiri 1410 kerää lähinnä uutiskirjeisiin tarvittavan tiedon eli nimen ja sähköpostiosoitteen, tämän tiedon saa kukin henkilö todentamalla olevansa ko. tietoon oikeutettu. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot oikaistuiksi tai poistetuiksi, rajoittaa niiden käsittelyä tai vastustaa käsittelyä sekä joissakin tapauksissa oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröity voi myös peruuttaa suostumuksensa.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9, 6 krs
00520 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluu myös tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, jos niitä tapahtuu.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi erilaisille viranomaisille heidän pyynnöstään.

Henkilötietoja luovutetaan niitä piirin 1410 puolesta ja piiri lukuun käsitteleville tahoille. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimuksen puitteissa tietoja käsittelevät järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Piirille 1410 jää näissä tapauksissa rekisterinpitäjän vastuu.

Sopimuskumppaneiksi on valittu vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Henkilötietoja ei luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Henkilötietoihin liittyvät pyynnöt

Rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän rekisteröidyn henkilöllisyys. Tämän vuoksi henkilötietoihin liittyvät pyynnöt tulee esittää perusteluineen istuvalle piirikuvernöörille, joka käsittelee asian ensin piirineuvoston kanssa. Kuvernöörin tiedot muuttuvat vuosittain, 1.7.2020 – 30.6.2021 yhteystiedot ovat:

Anita Häggblom
anita.haggblom@aland.net

Pyyntö voi liittyä tietojen tarkastamiseen, oikaisemiseen, poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen tai käsittelyn vastustamiseen.

Tilatut tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.

Tietoihin liittyvistä pyynnöistä tulee käydä selville henkilö, kenen tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite) ja miltä ajalta tiedot halutaan tarkastaa. Tarkastuspyyntöjen yhteydessä tarkastetaan aina pyytäjän henkilöllisyys. Yleisesti todettakoon, että Rotary Internationalin piiri 1410 ei kerää nettisivujensa kautta muuta tietoa kuin uutiskirjeen toimittamista varten tarvittavan nimen ja sähköpostiosoitteen.